Comment réaliser un cycle de paiement ?
Trois choses importantes :
- Les cycles de paiement se génèrent automatiquement tous les lundis et tous les lundis on va prélever les gens qui ont une dette sur la semaine à venir.
- Quand vous allez faire des modifications sur le cycle de paiement en cours, il est très important de faire une demande à l'Assistance via (https://support.lorangebleue.fr/hc/fr) pour qu'elle recréée le cycle de paiement correctement.
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En aucun cas, un cycle de paiement doit être créé manuellement.
Tous les lundis
Allez dans l'onglet "Finances", puis "Cycles de paiement".
Tous les lundis, le logiciel crée automatiquement le cycle de paiement.
Pour rappel : À aucun moment vous devez générer un cycle de paiement manuellement.
Si vous voyez "aperçu" en orange, la première opération à faire c'est de cliquer sur les trois petits points puis "préparer le paiement".
Si vous ne voyez pas les trois petits points, dézoomez votre écran.
À ce moment là, cliquez sur "préparer".
Le statut passe en "ouvert".
Le détail
Pour voir le détail, cliquez sur la ligne.
Vous avez un récapitulatif des contributions.
La contribution est liée aux abonnements mensuels.
Vous avez le détail en dessous et si vous cliquez dessus, vous verrez les adhérents concernés.
Vous avez la même chose si vous cliquez sur "Modules supplémentaires" pour voir les options.
Les différentes anomalies
Première chose à regarder ici, ça va être les membres.
Vous pouvez trier en cliquant sur "Montant" du plus petit montant au plus grand.
Cela vous permet de vérifier s'il y a des montants qui vous semblent inhabituels ou trop élevés par rapport à ce qui devrait être prélevé et d'apporter des corrections si nécessaire.
Pour voir le détail, cliquez sur la ligne.
Cela vous permet de voir le détail de ces prélèvements et de vérifier s'il y a, effectivement, des anomalies.
Si ça vous paraît anormal, vous pouvez cliquer sur le "i" et aller directement sur le compte.
Ainsi, vous cliquez sur les trois petits points de la ligne et vous faites "annuler". Cela permet qu'il soit prélevé du bon montant.
Une fois que vous avez corrigé les erreurs vous devez aller dans "Membres non impliqués" pour connaitre la raison.
Comme précédemment, vous cliquez sur la ligne et vous vous redirigez vers son compte.
Vous n’avez plus qu’à résoudre les problèmes.
Si jamais vous avez fait des modifications dans cette étape, modifications de membres ou de membres non impliqués, vous devez impérativement faire un ticket (via https://support.lorangebleue.fr/hc/fr) à l'Assistance pour qu'elle vous génère le bon fichier de prélèvement.
En aucun cas vous devez supprimer et recréer un cycle.
Envoyer le fichier à la banque
Vous pouvez cliquer sur les trois petits points et télécharger le fichier bancaire en XML. C'est ce fichier que vous allez remettre à la banque une fois que vous avez fait l'opération soit sur le site en ligne soit sur votre application bancaire.
Une fois que la banque vous dit que le fichier est conforme vous retournez ici sur la ligne, les trois petits points et "Remise vers la banque".
Si vous faites la remise vers la banque vous ne pourrez plus modifier ce cycle. Cela le valide, le clôture et ça va inscrire ici la somme dans le "Chiffre d'affaires" dans l’onglet "Statistiques".
Si jamais vous ne faites pas l’étape de clôture, le lundi suivant le cycle de paiement ne pourra pas se générer et vous ne pourrez pas faire les prélèvements.
Vous devez faire cette étape tous les lundis.