Guide rapide :
- Saisir l’impayé sur la fiche de membre.
- Saisir les frais d’impayé.
- Suivre les relances e-mail et montant des relances en cours.
- Régulariser un impayé.
Comment traiter les impayés ?
La saisie des impayés doit être faite le jeudi soir au plus tard car le cycle de relance se génère dans la nuit du jeudi au vendredi.
Votre banque vous fait un retour concernant les impayés de certains adhérents de votre club :
Allez dans l’onglet “Compte” du membre et sélectionnez la ligne du mois concerné par l’impayé et au bout de la ligne vous cliquez sur “Saisir la note de débit”.
Le montant de l’impayé s’affiche. Si la banque vous facture des frais bancaires, rajouter cette somme au montant rétrofacturé. Saisissez la raison de l’impayé que la banque vous à transmis dans “Raison” puis enregistrez.
Tous les vendredis
Si un cycle est en aperçu, il faut le supprimer sinon cela bloque la suite ! Cliquez sur la ligne puis sur "Supprimer l'aperçu".
Vous allez dans l’onglet “Finances” puis “Rappel et recouvrement”
Vous retrouvez la communication concernant les rejets, ainsi que les mails juridiques, et un tableau de suivi.
Vous pouvez voir, également, le nombre d'adhérent en rappel.
Cliquez sur le lieu concerné.
Vous retrouverez en détail les noms des adhérents qui n’ont pas été prélevés ou qui sont en impayés.
En général, les mails de relance partent automatiquement, n'hésitez pas à les relancer par téléphone.
Comment créer un cycle de relance ?
Si vous saisissez la note de débit le vendredi, le membre ne recevra pas le mail de relance car le cycle de relance se génère automatiquement dans la nuit du jeudi au vendredi.
Toutefois, vous pouvez créer un cycle de relance pour envoyer la communication aux adhérents.
Cliquez ensuite sur le cycle de relance en aperçu et sur "Effectuer une relance".